Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.06.2022/Pykälä 98

Kaupunginhallitus 07.06.2022 § 98  

206/07.00.00/2020  

Valmistelija: talous- ja hallintojohtaja Leena Sämpi, asianhallintasihteeri Mari Eirola

Tiedonhallintalaissa (TihL 906/2019) on säädetty tiedonhallinta-yksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Kannuksen kaupunki on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö.
 

Tiedonhallintamallissa kuvataan, miten tiedonhallinta on järjestetty: miten tietovarantoja hallitaan, miten asianhallinta on toteutettu, miten tietoa voi hyödyntää rajapintojen avulla ja mitä tietoturvallisuuden eteen on tehty. Tavoitteena on rakentaa yhteen toimivia

palveluita ja tietojärjestelmiä.

Tiedonhallintalain 5 §:ssä 2 momentin mukaan tiedonhallintamallin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot:

1. toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin

2. tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista,

3. tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta,

4. tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista, sekä

5. tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Se auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.

Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallinta-yksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön.

Tiedonhallintamallin ylläpitovastuu on tiedonhallintayksiköllä ja siinä toimivilla viranomaisilla. Vastuuta ei voi ulkoistaa yksityisille tahoille.

Hallintosäännön 48 §:ssä on määräykset kaupunginhallituksen tiedonhallinnan tehtävistä. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2. §:n vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa.

Kaupunginhallitus on 8.9.2020 § 148 päättänyt:

1. nimetä tiedonhallintalain vaatimusten toimeenpanosta vastaavaan tiedonhallintaryhmään johtoryhmän, talous- ja hallintopäällikön, asianhallintasihteerin sekä it-päällikön. Työryhmä kutsuu tarvittaessa muuta henkilökuntaa asiantuntijoiksi tehtävän suorittamista varten

2. nimetä tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut seuraavasti:

- vastuu tiedonhallinnan mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta, muutosvaikutusten arviointi ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus = hallintopalvelut

- vastuu tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta = IT-palvelut

- vastuu tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen yhteentoimivuudesta = IT-palvelut

- vastuu asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä = hallintopalvelut

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus hyväksyy oheismateriaalina olevan Kannuksen kaupungin tiedonhallintamallin.

Päätös 

Kaupunginhallitus päätti siirtää asian käsittelyn ja pyytää it-päällikön seuraavaan kokoukseen kertomaan kaupungin tietoturvaan liittyvistä asioista.